| Al menos una vez por semana, lee en diagonal todos los mensajes que hayas recibido. En diagonal significa “la lectura mínima necesaria para evaluar su prioridad”. Añade a tu backlog priorizado sólo la información útil que proceda. Una vez vaciadas las bandejas, continúa trabajando en la entrada más prioritaria. |
La palabra todos es importante para entender el para qué. Si no conoces cuál es el trabajo sobre el que elegir por dónde empezar, ¿cómo vas a priorizar? Me puedes contraargumentar que ya tienes tu actual “épica” más prioritaria en la cabeza —y en algún backlog, para no olvidarla durante las vacaciones 😊— y que, por tanto, no necesitas leer todo para seguir con lo prioritario. Tiene cierto sentido. Pero ¿qué pasa si recibes un mensaje que te revela el nuevo paso más prioritario dentro de dicha épica? ¿Qué pasa si supone cambiar la manera en que estás ejecutando tu prioridad? Aunque sea menos habitual, ¿qué pasa si un mensaje pide a gritos modificar el rumbo, llevándote a sustituir tu actual prioridad por otra? Por otro lado, ¿qué ocurre si te piden ayuda para la prioridad nº1 de otra persona o área, y eres consciente de que esa es más importante que la tuya? Te toca ser generoso y ponerla por encima de la tuya…
La palabra lee es importante para que la propuesta no sea contraproducente. Aquí hay dos trampas que superar: cuánto y cuándo.
Cúanto: controlar el nivel de profundidad de la lectura. Usé conscientemente la palabra leer en lugar de analizar. Piensa que el objetivo es sólo priorizar. Normalmente, es suficiente con leer en diagonal. No necesitas conocer en profundidad lo que te ha llegado, sino al mínimo nivel necesario que permita contestar esta pregunta: ¿cambia esto en algo mi prioridad nº1? Piensa sólo eso. No contestes al mensaje. No diseñes una solución en tu cabeza para lo que plantea el mensaje, aunque sepas hacerlo. No te cabrees si el mensaje es una estupidez supina. No te dejes llevar por ese “lo necesito para mañana” que ha soltado alguien que no conoce la complejidad de lo solicitado, y a quien le importa sólo su agenda, no la tuya. Tu mente te llevará hacia esos derroteros; el juego es resistir la tentación.
Cuándo: controlar el momento de leer. Necesitas conocer lo que hay sobre la mesa a menudo, pero no el 100% del tiempo. Eso supondría consultar la bandeja de entrada cada segundo que pasa, porque no puedes controlar cuándo te escribirán terceras personas. No tendría sentido: los cambios de contexto fragmentarían tu tiempo de concentración dedicados a lo prioritario. Romperían “tu flow”. La solución es acotar los momentos adecuados para leer. En mi caso, siempre leo después de comer, que no me rompe ningún foco profundo; y mi objetivo de bandeja vacía es “todos los viernes”. Bloqueo huecos en mi calendario para fomentarlo. Antaño vaciaba las bandejas diariamente, pero eso afectaba a mi conciliación, porque en días de mucho input era imposible ni siquiera leer todo lo que entraba sin alargar el final de la jornada. Cada cual, que busque su cadencia.
Resumen: Tu día a día y tu prioridad la controlas tú, no terceros. Busca momentos para leer en diagonal lo que entra.
La palabra backlog es importante para habilitar la priorización. Una vez entendida la prioridad de un mensaje, anota en la entrada correspondiente del backlog la información clave, o el título del mail para futura referencia, o un link a una conversación en Teams… Relaciónalo.
Puede que te preguntes por qué hacer todo esto del backlog es lugar de, simplemente, “marcar como leídos” los mails y dejarlos ahí para más adelante. La diferencia es clave: en un backlog puedes ordenar los elementos por prioridad; en tu bandeja de mail, no. Si acumulas en tu mail cientos de elementos, ¿cómo seleccionas el siguiente más importante? Además, no sólo tienes mail, sino decenas o cientos de chats… Con un backlog que eventualmente priorices, la entrada de arriba del todo es la prioridad. Cuando te pongas con ella, es el momento de leer esa información relacionada, pero ya no en diagonal, sino con el nivel de profundidad analítica que requiera.
25 ene 2026